Como realizar a reunião de Kick off.

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Olá pessoal, tudo bem! Neste post vamos falar sobre a reunião de Kick off, a reunião que dá o pontapé inicial do projeto, que tem por objetivo de gerar a compreensão, o entendimento comum entre as pessoas envolvidas daquilo que será realizado, executado, que é o novo projeto.

Para que serve a reunião de kick off?

A reunião de Kick off serve para gerar comprometimento das pessoas, para alinhar as expectativas de todos, qual é a importância do projeto para a organização, porque o projeto está sendo feito, rever os pontos mais importantes do planejamento e eliminar toda e qualquer dúvida ainda existente. Por essas e outras é que todos os envolvidos devem estar presentes. A reunião deve ocorrer em um local separado do ambiente de trabalho para facilitar a comunicação e evitar interrupções. Além disso, é o momento certo para você motivar equipe e cliente, mostrando que com um bom trabalho e um bom fluxo de comunicação, todos os desafios serão superados e o sucesso estará bem próximo.

Quais os cuidados (passos) que precisamos ter na hora de planejar e conduzir a reunião?

  1. ANTES DA REUNIÃO – Importante ter o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas concluído, ou pelo menos parte deles. Garantir que pelo menos um representante de cada área funcional envolvido no projeto esteja na reunião. Validar data e hora com as partes interessadas antes do envio do e-mail (a convocação para a reunião). A convocação para reunião pode se dar através de um e-mail onde será anexado o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas, com o objetivo de dar aos participantes a oportunidade de validarem os documentos, e esse e-mail deve ser enviando para todo o grupo. Dica: importante que esse e-mail seja enviando pelo Sponsor (patrocinador) ou sua secretária direta com o aval do Sponsor, para garantir o engajamento de todos em relação ao projeto.
  2. REUNIÃO DE KICK OFF – A reunião possui um responsável que irá conduzir o andamento de cada momento da reunião, que neste caso é o gerente de projetos, também alguém da sua equipe para registrar todas a sugestões de mudança e gerar a ata de reunião. A reunião do Kick off pode se dar em dois momentos, sendo, no início do projeto, digo antes do planejamento, onde somente o Sponsor (patrocinador) e sua equipe principal se fará presente, sendo naquele momento inicial do projeto, com objetivo de motivar a equipe, explicar o que vai ser o projeto, explicar como o projeto vai ser planejado, explicar a expectativa do Sponsor, está é a fase de iniciação do projeto, só macros ideias, porque é o momento em que está iniciando o projeto, podemos dizer então que esse momento é o “Kick off do início do projeto”, e agora vamos falar do “Kick off da execução do projeto”, neste segundo momento o grupo envolvido é muito maior, não é somente o Sponsor e sua equipe, mas todas as partes interessadas, é onde você vai iniciar a grande execução do trabalho. Uma outra sugestão é a seguinte, quando um projeto for muito grande, é interesse para cada entrega parcial fazer um novo Kick off, para levar a equipe há um outro momento de entrega do projeto, como se estivesse iniciando um novo projeto. O Sponsor faz a abertura da reunião e com a responsabilidade de fazer com que todos se comprometam com o projeto, e o Gerente de Projetos faz a apresentação do projeto. O Gerente de Projetos deve explicar de forma sucinta o que é o projeto para todos na reunião, e faça com que todos entendam e se engajem no projeto, tente vender a sua ideia de forma muito atrativa, uma boa estratégia é usar o gatilho mental, pegar o lado emocional das pessoas sem elas perceberem, comece então a sua apresentação com algo que vai impactar, algo que vai chamar atenção, alguma informação inicial bem relevante, por exemplo uma frase de impacto, em que depois você explique todo o seu projeto em cima dessa mensagem.
  3. ENGAJAMENTO DA EQUIPE – Ainda na reunião, para ter engajamento de toda equipe, quando for pontuar etapas chaves do projeto, mostra a dependência que existe entre uma área e outra de uma forma diferente, mostrando que o trabalho de um é extremamente dependente do trabalho do outro, por exemplo, se o seu projeto é de construção de uma ponte, pontue cada departamento no projeto e monte um desenho que vai mostrando a dependência de cada departamento na construção do projeto. Depois use a imagem que se formou mostrando a importância de todos fazerem parte do sucesso do projeto. E por fim faça as pessoas se comprometerem com o sucesso do projeto, perguntando a cada pessoa verbalmente o quanto ela está disposta a cumprir com sua parte, pergunte a cada um: “De 0 a 10 o quanto está disposto em cumprir com a sua parte? ” E anote o nome da pessoa e a resposta dela no quadro, para que todos vejam inclusive o Sponsor.
  4. TRABALHAR O ALINHAMENTO – O alinhamento consiste em entender quais são as metas e objetivos estratégicos da organização e como a equipe se encaixa nisso, como também parte do interesse da organização em conhecer e atender as necessidades da equipe. Faça o alinhamento das informações (expectativas do cliente e da equipe). Liste todos os pontos que serão abordados durante a reunião. Determine como a reunião será conduzida e também sua duração (de 45 minutos a 1 hora). Dica: Lembrando que em uma reunião de Kick off você tem pouco tempo para falar.
  5. APRESENTAÇÃO DA EQUIPE – Para ter uma relação fortalecida junto ao cliente, sempre mostrando total transparência, é importante que apresente a equipe que irá desenvolver a solução, faça um breve resumo do nível profissional e técnico da equipe e como esses conhecimentos irão agregar valor ao produto final, forneça também e-mails e telefones dos profissionais ligado a gestão (pessoas chave) para que o cliente possa manter um contato direto e colaborativo.
  6. CONTEÚDO DA REUNIÃO – Os tópicos da reunião estão introduzidos dentro de um documento principal, onde esse documento é composto de todas as características desse projeto. Esse documento se chama PROJECT CHARTER também conhecido como TERMO DE ABERTURA DO PROJETO (TAP), e deve ser visualizado em um Data Show e/ou uma cópia deve ser entregue a cada participante antecipadamente antes da reunião do Kick off. Lembrando que esse documento normalmente (não necessariamente) é elaborado pelo Gerente de Projetos.
  7. COMPOSIÇÃO DO SLIDE – Para construção do slide, segue alguns itens como sugestão, sendo, objetivo, qual é o alvo a ser atingido pelo projeto, qual o foco que eu quero atingir; justificativa, porque estou fazendo aquele projeto; produtos (principais entregas), quais são os produtos que o projeto vai produzir; quem é (composição da equipe do projeto), quem é o gerente de projeto, patrocinador e os principais envolvidos; EAP, colocar a estrutura analítica do trabalho em alto nível; cronograma, colocar um cronograma inicial, com uma estimativa de prazo, qual o tempo que estamos pensando em fazer o projeto; marcos (milestones), colocar os principais marcos do projeto; limite, o que está dentro e fora do projeto; premissas, quais os fatores do projeto que eu considero como verdadeiro; riscos, quais são os riscos iniciais desse projeto; papeis e responsabilidades, qual será o papel de cada um no projeto e quais as responsabilidade que terão no projeto; indicadores de avalição de desempenho, mostrar como a equipe será avaliada; metodologia e ferramentas, listar as ferramentas e o método que será usado para gerenciar o projeto.
  8. PONTOS PRINCIPAIS – O Project Charter possui a especificação do projeto em geral, então faça a abordagem sobre a definição do escopo. Recapitule os tópicos importantes da definição do escopo, sendo: o objetivo, justificativa, proposito do projeto, recursos que serão usados no projeto, partes interessadas envolvidas, cronograma, prazo de entrega, as metas do projeto, premissas, restrições, os riscos e alguns pontos importantes que serão realizados durante a execução do projeto.
  9. ENTREGAS DO PROJETO – Deixe bem definido as entregas do projeto, o cronograma da execução do projeto deve ser discutido durante a reunião, para que o cliente possa saber exatamente como e quando serão realizadas as entregas do projeto. Qualquer questionamento em relação ao cronograma deve ser anotado para que possa viabilizar uma futura verificação. Dica: uma outra opção interessante é criar um Roadmap com uma visão macro do projeto, de uma forma cronológica, mostrando cada momento da entrega do projeto, e com a participação dos envolvidos, tudo isso de forma bem visual.
  10. CUSTOS DO PROJETO – A estimativa de custo é uma previsão do custo dos recursos necessários para completar o trabalho do projeto. A realização de estimativas de custos é fundamental para o controle do projeto. Deve ser abordado o levantamento de custos do projeto, para informar ao cliente quanto ele está investindo no projeto, e também qual será o retorno obtido após a implementação da solução.
  11. PARTES INTERESSADAS – Listar as partes interessadas, principalmente aqueles que impactam significativamente na condução do projeto. Pontuar cada um deles, seu nível de importância diante do projeto e como serão tratados, mostrando a responsabilidade de cada um deles no projeto, dando a ciência de suas responsabilidades e os esforços que terão que aplicar.
  12. INDICADORES DE SUCESSO – Os indicadores de desempenho (KPIs) devem estar alinhados ao negócio da organização e ao objetivo principal do projeto. Então se torna necessário apresentar os indicadores (KPIs) de sucesso do projeto, fazer a demonstração de como o desempenho da equipe e outros indicadores serão avaliados. Seguem alguns exemplos de indicadores que podem ser apresentados: desvio de prazo, desvio de custo, satisfação dos clientes, desvio de avanço físico, índice de desempenho de fornecedores, maturidade organizacional em gestão de projetos, qualificação da equipe.
  13. CANAIS DE INFORMAÇÃO – A gestão da comunicação é um fator muito importante para determinar o sucesso do projeto, por isso é necessário estabelecer os canais de informação para que o cliente possa ser informado de tudo que acontece no projeto, promover como, quando e por que ele será informado. Definir a frequência das comunicações, quem será responsável para manter o contato e que tipo de comunicação será feita, deve-se informar sobre o andamento dos trabalhos.
  14. DEFINIR METODOLOGIA – Definir a metodologia a ser aplicada no projeto. Caso o modelo de gestão da metodologia da organização seja diferente ao que vai ser aplicada no projeto pode haver a necessidade de adaptação dos processos entre as partes. Podendo ser gerenciamento de projetos em cascatas ou metodologias ágeis de projetos, ou a combinação de duas ou mais. Deve-se definir a forma com que a equipe irá trabalhar. O cliente deve estar ciente sobre o funcionamento da metodologia escolhida, quais são as suas vantagens e o que esperar em cada entrega.
  15. APRESENTAÇÃO ASSERTIVA – É necessário ter uma reunião bem produtiva e eficiente, e para que isso aconteça, todas as informações que serão apresentadas, devem ser feitas de uma forma clara e assertiva. Evite slides com muita informação, preferindo sempre inserir um dado em cada slide a fim de facilitar o entendimento. Lembre-se também de que a apresentação é apenas um ponto de apoio! Pois todos os convocados para a reunião devem receber a pauta da reunião, o termo de abertura do projeto e registro das partes interessadas com antecedência, dando a possibilidade de fazerem suas anotações (questionamentos) antes da reunião.
  16. FINALIZAÇÃO DOS ITENS – Finalmente quando todos os itens forem abordados pelo responsável, deve-se abrir um espaço para as dúvidas dos participantes e outros esclarecimentos que forem necessários. Como é bastante comum que o cliente queira fazer ajustes de última hora no projeto, você deve estar preparado para a negociação. Pequenas alterações que não afetem a condução do trabalho podem ser facilmente aceitas. Em contrapartida, aquelas que colocam a equipe em xeque (como alterações de prazos, custo e escopo) devem ser avaliadas com cuidado, de forma a não arriscar toda a iniciativa. Se a sugestão for aceita, Project Charter é atualizado pelo Gerente de Projetos, como sugestão destacando a parte alterada do documento com outro tipo de formatação. Isso facilita a visualização das alterações no documento ocorridas durante a reunião de Kick off. Depois da reunião de Kick off revise o Project Charter de acordo com a solicitações pedidas e acordadas na reunião e envie-o para aprovação junto com o registro da reunião o mais rápido possível, consiga a aprovação (assinatura) dos representantes de cada área funcional e daqueles que são pessoas chave importantes para o projeto e que estavam presentes na reunião de Kick off.

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Bom pessoal, é isso ai! Obrigado por ler o post, espero que o conteúdo aqui tenha sido útil, e se você gostou, por favor de umLike(Like),  compartilha, comenta, que vou tentar responder todos os comentários.

Sucesso nos seus projetos.

Um grande abraço,
Heráclito Souza

 

Fonte Consultada:

VARGAS, Ricardo. Como fazer o Kick off Meeting do Projeto?
Disponível em: <https://ricardo-vargas.com/pt/podcasts/kickoffwhen/>. Acesso em: 16.out.2017.

CAMARGO, Robson. Como apresentar seu projeto na reunião de kick off.
Disponível em: < https://www.youtube.com/watch?v=bCoGeYqyuyY>. Acesso em: 13.out.2017.

Project Builder. 11 dicas para fazer reunião de kick off com o cliente.
Disponível em: < https://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/blog-gestao-de-projetos/11-dicas-para-fazer-reuniao-de-kick-off-com-o-cliente>. Acesso em: 10.out.2017.

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