Como elaborar a apresentação do Kick off.

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Para saber sobre a reunião do Kick off, clique no link ao lado para obter mais informações Como realizar a reunião de Kick off.

Quais os elementos necessários para a apresentação do Kick off? Como estruturar? Esses são alguns dos questionamentos que surgem no momento em que estamos desenvolvendo essa atividade.

Como iniciar então? Na verdade, existem várias formas na apresentação de um projeto. Por exemplo, algumas apresentações são resumidas (mas com o objetivo de vender uma ideia), e outras são mais detalhadas, com o objetivo de obter investimento (apoio) financeiro, etc. Então chegamos ao primeiro ponto importante que precisa ser definido antes de começar a elaborar a apresentação, que é: “Qual é o seu objetivo (foco) ? ”.

A partir daí, definido o objetivo, vamos então montar a estrutura da apresentação do projeto, através de um modelo inicial. Segue abaixo:

  • Título do Projeto – o título é o que dá o nome ao projeto, procure colocar um nome que esteja relacionado ao projeto, que fale algo do projeto, que chame a atenção para o projeto, algo simples, evite nomes muito grandes que faça com que o patrocinador perca o interesse pelo projeto, mas algo que o chame atenção para conhecer o projeto.
  • Resumo – o resumo deve trazer uma mensagem completa do projeto em poucas palavras, deve-se mostrar o propósito do projeto, uma visão macro do escopo, mas de forma clara, deve conter a essência do projeto possibilitando para aquele que lê, ter um claro entendimento do projeto. Veja a seguir um exemplo de resumo de um projeto:

Este projeto tem como objetivo a implantação do sistema (…), beneficiando diretamente os setores de marketing, financeiro (…), e melhorando a qualidade dos processos através de um modelo de gestão (…), não trazendo incompatibilidade no modelo de gestão atual (…), concedendo produtividade nos setores envolvidos, utilizando pouco recursos humanos e com baixo custo financeiro. O projeto prevê a realização de um treinamento de (…) e um acompanhamento técnico durante X meses na fase operacional do sistema. O orçamento prevê a contratação de uma equipe técnica que dará continuidade na parte operacional ao sistema, e a empresa beneficiária do projeto disponibilizará mais um profissional para acompanhar todo o andamento do projeto.”

  • Justificativa – a justificativa deve explicar porque a estratégica definida pelo projeto foi escolhida para resolver os problemas apresentados, atender uma necessidade ou aproveitar suas potencialidades. A justificativa tem como objetivo de responder algumas perguntas, tais como:
  1. Porque estou fazendo esse projeto?
  2. Qual o público alvo do projeto?
  3. Quais os problemas que o projeto vai resolver?
  4. Porque o projeto existe?
  • Objetivo – corresponde aquilo que o projeto pretende fazer, quais são as mudanças e resultados concretos em que o projeto pretende alcançar. Um bom objetivo deve seguir algumas regras básicas, uma delas que é bastante conhecida como “SMART”, criada por George Doran (Doran, 1981). Um objetivo SMART deve ser:

S – Specific (Específico/O que?) – Deve ser especifico, referente a algo único, detalhar exatamente e claramente aonde quer chegar, exemplo: ao invés de apenas “novo sistema”, defina de forma especifica: “Implantação do novo sistema ERP “Nome do Sistema” com (…) módulos, nas filiais…”;

M – Measurable (Mensurável/Quando?) – Deve ser mensurável, quantificável, possuir um indicador e meta para medir o objetivo, podendo ser valores, quantidade, percentuais, etc. Exemplo: ao invés de dizer “de baixo custo”, deveria ser “ao custo máximo de R$ 150.000,00”.

A – Assignable (Atribuível/Quem?) – Deve ser atribuível, ter uma pessoa responsável. Em outras versões do SMART usam Achievable (Atingível/Como?) – Deve ser atingível, alcançável, possível de realizar, ainda que represente um grande desafio. Exemplo: ao invés de dizer “dando um aumento de vendas de 500% no primeiro mês” isso é algo inatingível, devendo ser “dando um aumento de vendas de 5% no primeiro mês, ou, dando um aumento de vendas de 5% ao mês”.

R – Realistic (Realista/Para que?) – Deve ser possível a sua realização, atingir esse objetivo, deve ser importante (beneficiar) para alguém ou alguma entidade (empresa), deve estar alinhado com os objetivos (estratégias) daqueles que vão se beneficiar com realização do projeto, deve estar ligado a algo que vai definir o destino da empresa;

T – Time-related (Temporizável/Quando?) – Deve ter um prazo de tempo definido. Exemplo: “…até o final do ano”, “…em 5 meses”, “…em 3 semanas”, etc.

  • Escopo – definir o escopo do projeto e do produto. Para o escopo do produto, definir as características e funções que descrevem o produto, serviço, ou resultado a ser implementado. E para o escopo do projeto definir o trabalho que deve ser realizado para entregar o produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas que será feito no projeto e também o que não vai ser contemplado pelo projeto (limites do escopo). E o resultado final esperado.
  • Entregas – são as principais entregas do projeto em estrutura analítica do projeto (EAP), elas são definidas no início do projeto. Segue um exemplo de entregas do projeto em uma EAP:
Exemplo de EAP estruturada pelas fases do ciclo de vida do projeto.

Figura 1 – Exemplo de EAP estruturada pelas fases do ciclo de vida do projeto.

  • Marcos / Orçamento – definir os principais marcos, datas e custos estimados do projeto. Segue abaixo um exemplo:
Marco Data do Marco (Previsão) Custo Estimado do Marco
Gerenciamento de Projetos 360 dias R$ 50.000,00
Requisitos do Produto (Iniciação) XX dias R$ XX.000,00
Projeto detalhado (Planejamento) XX dias R$ XXX.000,00
Construir (Execução) XX dias R$ XXX.000,00
Integração e testes XX dias R$ XXX.000,00
TOTAL 360 dias R$ 1.000.000,00

Tabela 1 – Principais Marcos do Projeto

  • Premissas – definir os fatores considerados verdadeiros e certos que poderão ser utilizados para o planejamento do projeto.
  • Restrições – definir os fatores limitadores e que restringem recursos para o projeto.
  • Riscos – Identificar os riscos iniciais do projeto e incluir também a resposta ao risco sobre o que será feito para evitar que aconteça/se acontecer, não coloque uma lista longa, nessa apresentação são somente os principais riscos, limita-se no máximo cinco riscos como sugestão.
Riscos Iniciais

Tabela 2 – Riscos inicias.

  • Equipe do projeto – na apresentação inclua os slides do organogramada equipe (composição) e a matriz de responsabilidade (papeis e responsabilidades). Já para o documento Project Charter  ou Termo de Abertura de Projeto, também conhecido como TAP (lembrando que este documento deve ser entregue dias antes a reunião de apresentação com o objetivo de dar aos participantes a oportunidade de validarem os documentos), além do organograma da equipe e a matriz de responsabilidade, deve de maneira objetiva elaborar a seguinte descrição, sendo:

a. A equipe que elaborou o projeto e a equipe que deve acompanhar o processo: equipe técnica, operacional e de apoio disponível, tendo: nome completo, função, vínculo (empregador, consultor, empresa participante), responsabilidades;

b. Inserir um currículo resumido de cada profissional envolvido;

c. Indicar o Coordenador ou responsável pelo projeto (Gerente de Projetos), usar um plano B, indicar um novo responsável caso o atual tenha que sair;

d. Justificativa porque a participação do profissional nesse projeto.

Exemplo de uma composição de equipe de projeto em forma de organograma.

Figura 2 – Exemplo de uma composição de equipe de projeto em forma de organograma.

Tabela 3 – Matriz de Responsabilidades RACI (Matriz de Atribuições de Atividades)

  • Cronograma – No cronograma apresentam-se todas as atividades (marcos) previstas ao longo do período, no nosso modelo dando uma visão macro do cronograma, apresentando as entregas no período dos meses.
Cronograma Inicial do Projeto

Tabela 4 – Cronograma Inicial do Projeto

  • Desempenho do Projeto (KPI’s) – tem como objetivo antecipar os problemas futuros, identificar as causas (problemas) e buscar a melhor forma para solucionar. Estarei apresentando três indicadores que podem ser utilizados em qualquer tipo de empresa, é claro que, cada empresa deve avaliar o seu momento e adequar os indicadores que melhor esteja com os seus objetivos em relação ao projeto.
Indicadores de Desempenho do Projeto.

Tabela 5 – Indicadores de desempenho do Projeto

  • Metodologia – Aqui você irá descrever como o projeto será realizado, dando um passo a passo, em poucas palavras, você vai descrever o caminho da realização do projeto. Devem ser apresentados todos os procedimentos a serem feitos no projeto, contendo uma descrição clara e detalhada das etapas e das atividades a serem executadas. Por exemplo:
  1. Identificar todo a equipe que vai executar o projeto;
  2. Identificar o Gerente de Projeto;
  3. A Metodologia
    1. Baseada em que framework, no nosso caso no Guia PMBOK®;
    2. Os processos que serão usados;
    3. As principais ferramentas que serão usadas no projeto;
    4. Lista/Modelos de documentos que serão usados;
    5. Listando as etapas do projeto, por exemplo: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, Encerramento. Para cada etapa inclui-se o objetivo, pré-requisitos e os fatores críticos de sucesso, etc. Nesse momento é importante detalhar o que será realizado.

Uma observação para ser feita, a apresentação do projeto precisa ser um pouco sucinta, devido ao pouco tempo, mas o documento (Project Charter  ou Termo de Abertura de Projeto) entregue antes da reunião precisa ser mais detalhado para que os participantes possam entender melhor todo o projeto e tudo que envolve nele, tendo uma reunião de apresentação mais produtiva, onde será tirado as dúvidas e feito um alinhamento das informações do projeto com todos os envolvidos. No final da reunião deve-se registrar a ata da reunião e aprovar o termo de abertura do projeto e já deixar marcado a próxima reunião.

Obrigado por ler o post, espero que o conteúdo aqui tenha sido útil, e se você gostou, por favor de um like,  compartilha, comenta, que vou tentar responder todos os comentários.

Sucesso nos seus projetos.

Um grande abraço,

Heráclito Souza

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